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【初心者向け】web会議システムzoom(ズーム)の使い方

2020年2月28日

zoom(ズーム)とは?無料でダウンロードできるweb会議システムです。

zoomって何それ?カメラのこと?
zoom開催って言われたけど、どうすればいいの?
リアルから、オンラインに切り替えるって、どうやればいいの?

という、zoom初心者向けの方、はじめて参加する方の記事です。

著者の安彦和美です。少しだけ自己紹介させて下さい。
あびこ

私は、国家資格キャリアコンサルタントで、オンライン専門で活動しており、zoomを使い始めて4年余りになります。

現在、独立開業してからは、セミナー開催も、個別コンサルティングも、すべてオンラインのみで行い、web会議システムzoomを使っています。一度もリアルセミナーや、リアル相談を受けておりません。

今後は、新型コロナウイルスの影響や、5 G 時代の到来により、今後さらにニーズも、使用頻度も増えると思います。知って損なしです

こんな方におすすめ

  • web会議システムzoomとは?
  • web会議システムzoomのメリットは?
  • zoom初めての使い方(準備編)
  • 用意するもの、マイクやカメラは必要?
  • 準備の2ステップ(アプリとテストミーティング)
  • いよいよ本番 zoom 参加方法
  • zoom ミーティングで使える機能
  • zoomでよくあるトラブルと対処法
  • zoomまとめ~使わなきゃ損

 

web会議システムzoomとは?

無料で使えるweb会議システムです。zoomは、米国の会社が開発したツールです。SkypeやGoogleハングアウトと同じようにweb会議ができます。

web会議システムzoom アプリ検索

 

web会議システムzoomのメリットは?

web会議システムzoomには、たくさんのメリットがあります。

ワンクリック接続

アカウントやIDを作らずに参加できる

必要なのは、スマホとネット環境だけ

世界中どこでも使える

最大1000人まで参加OK、1万人まで閲覧OK

データ通信量が少なく、接続品質も良い

多機能(詳しくは後ほど)

Skype や Google ハングアウトに比べても、圧倒的に使いやすいので、オンラインセミナー、会議や打ち合わせ、オンライン飲み会、オンライン交流会など、使い道は無限大です。

web会議システムzoomのデメリットは?

ほとんど見つかりませんが、アメリカの会社のシステムなので、デフォルトが英語です。日本語対応していますので、心配ないです。日本航空(JAL)やCOOKPADなどの日本企業も、導入されています。

 

zoom初めての使い方(準備編)

初めてzoomを使うときは、不安ですよね?

どんなものか,よくわからない

つながるかどうかわからない

知らない人につながってしまったらどうしよう…

このような不安があるのが当然ですが・・・誰しも初めてのことはあります。手順に沿って、準備すれば大丈夫です

用意するもの

  1. ウェブが利用できる端末(スマートフォンorタブレットorパソコン)
  2. Wi-Fi環境(YouTubeが見られる程度)

必要なのは、この2つだけです。

 

zoomにマイクは必要?

マイクは必要ありません

スマホ・タブレット・ PC どれも音声認識できますので、他にマイクを必要ありません。もし、お手持ちのイヤホンマイク付きがあれば、周囲の雑音を拾わず快適に話すことができます

zoomにカメラは必要?

スマホとタブレットは、カメラ内蔵されているので、そのままで大丈夫です。

お手持ちのパソコンは、カメラが内蔵されているでしょうか?
もしカメラが内蔵されていないパソコンの場合、ウェブカメラを購入すると、ビデオ付きで参加できます。
このウェブカメラは私が実際に使っているもので、コスパ良くてオススメです。

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準備の手順は2ステップ

準備の手順は2ステップです。

STEP1  アプリをインストール(ダウンロード)

STEP2 zoomテストで動作確認

 

zoomアプリをインストール(ダウンロード)

パソコンの場合は、zoom公式サイトにアクセスすると、自動的に専用アプリがインストールされます。

スマホとタブレットの場合は、アプリストアでインストールし、ダウンロードします。
web会議システムzoom アプリ検索

 

web会議システムzoom ミーティングテストで動作確認

本番のweb会議システムzoomに参加する前に、テストしてみましょう。

web会議システムzoom テスト画面

 

zoomには、テストページが用意されています。

web会議システムzoom ミーティングテスト

アプリをインストール後、テストページにアクセスして、マイクやカメラが動作できているかを確認しましょう。

ミーティングでは「zoomを開く」を選択。

「コンピュータでオーディオに参加」を選択。

web会議システムzoom テストミーティンク

「ビデオの有無」を選べます。

web会議システムzoom テスト画面

テストページでは、ミーティングの相手方は誰もいない(自分だけ)なので、安心して接続してください。

web会議システムzoom オーディオテスト

マイクと、スピーカーの確認です。「あー」と声を出してみます。やまびこのように、自分の声が聞こえたらOKです。

ここで問題なく動作できれば、web会議システムzoomに本番参加して大丈夫ですよ~

 

zoomミーティングテストで、マイクやカメラが使えなかった場合は?

zoomミーティングテストで、うまくできなかった場合は、一旦テスト画面を終了しましょう。

スマートフォンやタブレット、PCの端末の設定画面に移動し、zoomアプリのカメラとマイクをオンになっているか、確認します。

zoom音が聞こえない

再度ミーティングテストしてみてください。

 

 

いよいよ本番 zoom 参加方法

主催者(ホスト)から招待が送られてきます。

web会議システムzoom 招待

内容を解説します。

トピックは会議の内容です。
開始時刻は、zoomミーティングのスタート時間です。

時間の後ろに、土地の名前が書いてありますが、大阪・札幌・東京しかつながらないのですか

これはタイムゾーンが「日本時間」という意味です。世界中で使えるzoomなので、日本時間なのか、イギリスの時間なのかを区別するために、土地の名前が例示してあります。福岡でも、青森でも、参加できます。

web会議システムzoomの開始時間が近づいたら

指定された URL や10桁のミーティングID(会議室のナンバー)を確認しましょう。赤いアンダーラインの部分です。

 

パソコンの場合、URL をクリックするとすぐ接続できます。

スマホやタブレットの場合。アプリを立ち上げます。

web会議システムzoom 参加方法

用語の説明をします。

ミーティングに参加

アカウントを作らず、すぐに参加する時はこちらです。

サインアップ

メールアドレスと氏名を登録して、アカウントを作ることです。主催者になるときは必要ですが、参加者としてルームを使う場合はアカウントは必要ありません。

今後も繰り返しzoomを使うなら、無料アカウントを作っておくと便利なことがあります。

表示名を記憶できる

画像を登録できる

web会議システムzoom アカウント設定

 

サインイン


すでにアカウントを作った人が、ログインする機能です。

 

「ミーティングに参加する」を選択します。

スマホやタブレットの場合、この画面で、ミーティング ID (10桁の数字)を入力します。

web会議システムzoom ID 表示名

 

表示名とは名前です。zoomに参加する時、画面の下に名前が表示されます。フルネームやニックネームを入力しましょう

あびこ
初めて参加するときは緊張しますし、焦ると、接続がうまくいかないこともあります。少し早めに準備しましょう。

ただし、zoom ミーティングの主催者の設定により、開催時刻前は会議室に入れない場合がありますが、エラーではありません。正しく接続できているので、開催時刻になればミーティングに入ることができます。

 

zoom ミーティングで使える機能

zoom は、多機能です。よく使われる機能や用語を確認しましょう。

ビデオオフ

映像なしでビデオなしで参加することができます。こちらの顔が見えず、主催者や他の参加者だけが見える機能です。移動中、授乳中、すっぴんで髪がボサボサな時などは、ビデオなしの機能がとても便利です。

ミュート

自分の音を相手に聞こえなくする機能です。ミュート状態で話しても、他のメンバーには聞こえません。

例えば、話し手の声が、全員にクリアに聞こえるように、聞き手はミュートすることも多いです。

カフェから参加するときや、家族がいる自宅で参加するなど、自分の周りの環境がガヤガヤする場合、ミーティングの進行の邪魔をしないように、ミュートを活用しましょう

途中退室・途中入室

ホストが Web 改行解散している間なら、URLやミーティングID に接続すると、途中入室できます。途中退室もできます。ホストが会議を終了すると、全員が強制的に退出します。

チャット機能

ミーティング中に、チャット機能を使えます。参加者全員に連絡したり、講師への質問を集めたり、特定のメンバーだけにメッセージを送ることもできます。

ブレークアウトセッション

少人数のグループに分かれる分科会機能です。「ブレークアウトセッションをします」と言われた場合は、参加者は何も操作する必要がありません。主催者がグループ分けをし操作しますので、自動的に、移動します。

 

zoomでよくあるトラブルと対処法

事前にしっかり準備をしていても、たまにトラブルは起こります。zoomでよくあるトラブルと、対処法です。

相手の音が聞こえない

ホストの話や、他の参加者の話が聞こえない場合です。パソコンやスマートフォンなどご自身の端末の設定を再確認してください。音量が低かったり、

PC 全体がミュートになっていると、聞こえません(あるあるです)。イヤホンを使う場合、ジャックの接続も再確認しましょう。

 

話が伝わらない

自分の話し声が、相手に聞こえない現象です。
事前のテストでマイクが接続できていれば、機器の問題ではないです。
zoomのミュート機能が、オンになっている場合があります。画面の左下のマイクのマークを確認しましょう

 

接続が不安定

zoomのデータ使用量は少なく、YouTube を見られる程度の インターネット環境があれば大丈夫です。
ネット環境が弱い場所では、自分のビデオをオフにして通信量を少なくすると、速度が安定する場合があります。可能ならば電波の良いところに移動しましょう。

 

web会議システムzoomの使い方~まとめ

zoomについての説明が長くなりましたが、直感的に操作できる使いやすいアプリです。初めは緊張しますが、事前にテストして参加すると安心感が得られます

1度経験すると「あーこんなものか」と分かります。

在宅勤務中のミーティング

遠方の家族や友人と話す

オンライン Web セミナーに参加する

などに役立ちますので、web会議システムzoomを使えると、選択肢も行動も広がります

ぜひ1度トライして使ってみましょう。

 

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